Comience bien el año conociendo los costos de sus colaboradores y el tiempo de los pagos

Muchas veces para los empleadores, el hecho de tener colaboradores se les convierte en un dolor de cabeza porque no conocen las provisiones que deben tener en cuenta con respecto a cada uno de ellos y las fechas en que deben pagar cada una de las obligaciones. Por ejemplo, usted como empresario ¿sabe cuánto es el salario que le paga a sus colaboradores y sabe también cuanto es el costo laboral de ellos? Puede que usted le pague a alguien $2.000.000, ese es su salario, pero su costo laboral es de aproximadamente $3.000.000 teniendo en cuenta su seguridad social, sus prestaciones sociales y sus extralegales si los tiene.

Partamos de la siguiente premisa para plantear este ejercicio: estamos hablando de una persona que es contratada como empleada el 1 de enero, con salario ordinario y que gana el salario mínimo en el año 2022.

En Colombia para el año 2022, el salario mínimo es de $1.000.000 más un auxilio de transporte de $117.172 pesos mensuales, un aumento con respecto al año 2021 de 10,07%1.

En este orden el empleado cada mes recibirá este pago de acuerdo con su periodicidad de pago: diario, semanal, catorcenal, quincenal, mensual:

(+) 𝑆𝑎𝑙𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑂𝑟𝑑𝑖𝑛𝑎𝑟𝑖𝑜=1.000.000
(+) 𝐴𝑢𝑥𝑖𝑙𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑇𝑟𝑎𝑛𝑠𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒=117.172
(−) 𝑆𝑒𝑔𝑢𝑟𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑎𝑙 𝑆𝑎𝑙𝑢𝑑 (4%)=40.000
(−) 𝑆𝑒𝑔𝑢𝑟𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑎𝑙 𝑃𝑒𝑛𝑠𝑖ó𝑛 (4%)=40.000
(=) 𝑆𝑎𝑙𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑝𝑒𝑟𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑜 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙𝑚𝑒𝑛𝑡𝑒 𝑝𝑜𝑟 𝑒𝑙 𝑒𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑜=1.037.172

Ahora, parándonos en la posición del empleador, lo que se le paga a este mismo empleado desde los costos es lo siguiente:

(+) 𝑆𝑎𝑙𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑂𝑟𝑑𝑖𝑛𝑎𝑟𝑖𝑜=1.000.000
(+) 𝐴𝑢𝑥𝑖𝑙𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑇𝑟𝑎𝑛𝑠𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒=117.172
(+) 𝑆𝑒𝑔𝑢𝑟𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑎𝑙 𝑃𝑒𝑛𝑠𝑖ó𝑛 (12%)=120.000
(+) 𝑆𝑒𝑔𝑢𝑟𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑎𝑙 𝑃𝑒𝑛𝑠𝑖ó𝑛 (8,5%)=85.000
(+) 𝑆𝑒𝑔𝑢𝑟𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑎𝑙 𝑅𝑖𝑒𝑠𝑔𝑜𝑠 𝐿𝑎𝑏𝑜𝑟𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑇𝑖𝑝𝑜 𝐼 (0,522%)=5.220
(+) 𝑃𝑟𝑒𝑠𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑎𝑙 𝑃𝑟𝑖𝑚𝑎 𝑑𝑒 𝑠𝑒𝑟𝑣𝑖𝑐𝑖𝑜𝑠 (𝑆𝑎𝑙𝑎𝑟𝑖𝑜+𝐴𝑢𝑥.𝑇𝑟𝑎𝑛𝑠𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒) (8,33%)=93.098
(+) 𝑃𝑟𝑒𝑠𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑎𝑙 𝐶𝑒𝑠𝑎𝑛𝑡í𝑎𝑠 (𝑆𝑎𝑙𝑎𝑟𝑖𝑜+𝐴𝑢𝑥.𝑇𝑟𝑎𝑛𝑠𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒) (8,33%)=93.098
(+) 𝑃𝑟𝑒𝑠𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑎𝑙 𝐼𝑛𝑡.𝐶𝑒𝑠𝑎𝑛𝑡í𝑎𝑠 (𝑆𝑎𝑙𝑎𝑟𝑖𝑜+𝐴𝑢𝑥.𝑇𝑟𝑎𝑛𝑠𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒) (1%)=11.172
(+) 𝑃𝑟𝑒𝑠𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑎𝑙 𝐷𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛
(+) 𝑉𝑎𝑐𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 (𝑆𝑎𝑙𝑎𝑟𝑖𝑜)(4,17%)=41.667
(+) 𝐴𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒𝑠 𝑃𝑎𝑟𝑎𝑓𝑖𝑠𝑐𝑎𝑙𝑒𝑠 𝐶𝑎𝑗𝑎 𝑑𝑒 𝐶𝑜𝑚𝑝𝑒𝑛𝑠𝑎𝑐𝑖ó𝑛 (4%)=40.000
(+) 𝐴𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒𝑠 𝑃𝑎𝑟𝑎𝑓𝑖𝑠𝑐𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑆𝐸𝑁𝐴 (2%)=20.000
(+) 𝐴𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒𝑠 𝑃𝑎𝑟𝑎𝑓𝑖𝑠𝑐𝑎𝑙𝑒𝑠 𝐼𝐶𝐵𝐹 (3%)=30.000
(=) 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝐿𝑎𝑏𝑜𝑟𝑎𝑙 𝑑𝑒𝑙 𝐸𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑜=1.521.427

De lo anterior hay 4 elementos claves que se deben decir:

  1. La dotación se debe entregar al empleado, pero no hay fórmula para calcular este rubro.
  2. El empleador en aplicación del artículo 114-1 del Estatuto Tributario está exonerado de pagar: Salud, Sena e ICBF y por eso en la ecuación presentada está en rojo.
  3. El costo laboral se divide en tres: un dinero que se paga según el ciclo de pago que se tenga con el empleado. Acá va el salario ordinario más el auxilio de transporte, otro dinero que se paga a los operadores de información donde se deposita el pago de la seguridad social (salud, pensión y ARL) y el pago del aporte parafiscal (Caja de compensación) y el tercero que se debe guardar como provisión cada mes para que cuando se deba pagar esta obligación, no se convierta en un dolor de cabeza para el empleador. Acá se encuentran: Prestaciones sociales (Primas, Cesantías e Intereses a las Cesantías) más las vacaciones. Las fechas en las que se deben pagar las provisiones son las siguientes: La prima de servicios se debe pagar en dos cuotas iguales en el año, una a mitad de año antes del 30 de junio y la otra a final de año antes del 20 de diciembre. Las cesantías se deben consignar en el Fondo de Pensiones y Cesantías el 14 de febrero como fecha límite y los intereses a las cesantías antes del 31 de enero. Las vacaciones las pago cuando el empleado haya cumplido el tiempo para disfrutar de estas.
  4. El riesgo laboral depende de la exposición del empleado frente a la actividad que realiza, se cuenta con 5 tipos de riesgos que se muestran en la siguiente tabla.

 

TABLA DE CLASES DE RIESGO Y COTIZACIÓN
CLASE I – Riesgo mínimo – 0.522%
CLASE II – Riesgo bajo – 1.044%
CLASE III – Riesgo medio – 2.436%
CLASE IV – Riesgo alto – 4.350%
CLASE V – Riesgo máximo – 6.960%

Artículo 26 del Decreto 1295 de 1994.

Opinión del experto:

Es importante para el empleador tener claro lo que se le paga a cada colaborador y el costo laboral que este representa. Adicional a esto, es muy importante que el empleador tenga consciencia que debe hacer provisión real de los pagos que no debe desembolsar inmediatamente pero que si debe realizarlo en una fecha a muy corto plazo. Muchas empresas sólo se dedican a hacer la provisión contable más no la provisión real y cuando tienen que desembolsar estos pagos, sufren de estrés tratando de conseguir estos dineros. Generalmente estas fechas son en junio, diciembre y en febrero cuando tienen que pagar las cesantías. Al tener en la mira las fechas en que se pagan varias prestaciones sociales y hacer la respectiva provisión real, esto garantiza al empleador la tranquilidad que su negocio va por buena senda, la senda de la liquidez integral.

________________

1 Salario Mínimo Colombia. Salario Mínimo 2022 Mensual en Colombia. Sin fecha de publicación. Consultado el 11/01/2022 en: https://www.salariominimocolombia.net/.

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